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项目:超宽的过程进度表,改名「清明上河表」更合适

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今日目标

超宽的表格如何美化

项目:超宽的过程进度表,改名「清明上河表」更合适

昨天看了《哪吒》真好看,借电影中的金句

「我命由我不由天,是魔是仙,我自己说了算」

我改了一个Excel版的:

我命由表不由天,是魔是仙,Excel说了算!

啊。。。呀。。。

呃。。。定位空值的快捷键是什么来着?

好了,不啰嗦了。我们来看今天的问题。

小全,是我们第4期Excel训练营的学员,在学习表格设计规范的时候,他在作业里深刻的忏悔自己。

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一个小小的表格,竟然用「混乱」「无头绪」「怪物」这样恶毒的词语来形容,我不得不说:

小全你长大了,拉登老师很欣慰。

来一起看一下这个怪物表格。

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这是一个「项目全过程实施情况的进度表」,非常普通的一个表格。

说这个表格是怪物,倒不是因为有一身绿毛,或者吃了魔丸,而是因为下面几个特点:

这个表格有26列,列号到达了Z列,宽度超过14英寸。

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表格里面,包含了项目信息、项目推进计划、各阶段金额核算等等26个字段,看着就让人头疼

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问题也就应运而生:

怎么能让这个表格,变的更加清晰、明了呢?

方法很简单,跟我一起念:

日月同生,千灵重元,天地无量乾坤圈,急急如律令!

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项目下达信息↑

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项目推进计划↑

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各阶段金额核算↑

是不是清晰了很多?具体怎么做的呢?

别急,我们先来分析一下原因。

表面上,这个是一个表格美化的问题。

本质上,其实是一个信息梳理的过程。

类似的问题还有很多,比如:

1- 多款项追账记录表

2- 项目多状态跟进表

3- 客户到访记录追踪表等等

凡是用多列数据,记录多类信息的表格,都属于这个范畴。

大部分人,在处理这类表格的时候,会被Excel限制住思维,总想着用合并单元格、添加表头等表格思维,用美化表格方法,来解决问题。

实际上,解决这类问题的关键,要梳理清楚数据信息,做好结构化表达。

对问题只停留在表面,缺乏深度思考、结构化的思考,是问题的核心。

明白的原因之后,解决的方法,就可以分成两步走:

1- 基于幕布,结构化梳理数据

2- 基于Excel,表达数据层级

接下来,是具体的操作

原始表格中有26个字段,没有任何处理的,在一行标题里丢给读者。

这就像当年高考报志愿,琳琅满目专业,让我们无从下手一样。

在幕布中,对数据标题进行梳理,整理数据的层级。

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第1级标题 ↑

其实,整体来看就只有4类信息:

1- 项目信息

2- 下达信息

3- 项目推进计划

4- 各阶段金额核算

每一类的信息中,又包含3~4个子数据。还可以继续做拆分,变成下面的样子。

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第2级标题 ↑

这样阅读起来就可以由浅入深,信息不会过载。

用幕布梳理完数据层级,让信息变的结构化之后,接下来,使用表格中的功能,对数据进行结构化的表达。

使用组合功能,对数据进行折叠,可以把子级的数据折叠起来。

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完成后的效果如下:

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同时,用不同粗细的边框、背景填充颜色,对不同层级进行视觉区分。

使用不同的字体颜色,表现字段的主次。

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这样原本6列的数据,在视觉效果上只有3列信息,更加简洁。

但是仔细阅读的话,也不会出现信息的遗漏。

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同时,用不同粗细的边框、背景填充颜色、字体,对不同层级进行视觉区分。

表格样式设计完成之后,对比前后的效果,整个表格看起来,是不是舒服多了。

改善前 ↑

改善后 ↑

本节知识点:

1- 结构化思考。用幕布梳理信息结构。

2- 表格分层方法。组合功能,颜色标记、单元格边框。

我命由表不由天,是魔是仙,Excel说了算!

啊呸!

会表达,结构化思考,才是我们要提升的重点,Excel只不过是结构化的一种表现形式。

别把自己绑死在Excel里,要知道这东西,拿出21天的时间,就能学个八九不离十,重点是表格的思维。

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我是拉小登,一个会设计表格的Excel老师

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